Quand passer à une équipe
Si les commandes de la veille ne sont pas toutes appelées le lendemain, ou si vous passez vos journées au téléphone au lieu de gérer vos produits et votre publicité, il est temps de vous faire aider.
Mais deux ou trois agents qui travaillent chacun sur leur liste, leur téléphone et leur cahier, c'est vite le désordre : un client appelé deux fois, un autre jamais, et personne ne sait qui a fait quoi.
Une seule file partagée
La première règle : tout le monde travaille la même file. Dans ASODITECH, toutes les commandes « Nouvelle » sont dans une file de confirmation partagée, et les commandes jamais appelées passent en premier.
Chaque appel est noté avec le même résultat pour tous : Confirmé, Pas de réponse, Occupé, Rappeler, Faux numéro, Annulé. Chaque commande garde l'historique de ses tentatives, et l'agent suivant sait ce qui a déjà été fait.
Pour joindre le client, chaque agent a un lien d'appel et un lien WhatsApp avec un message en français déjà rédigé. La méthode d'appel est détaillée dans notre guide pour confirmer ses commandes en paiement à la livraison.
Donner à chacun le bon accès
Un agent de confirmation a besoin de voir les commandes et les clients. Il n'a pas besoin de voir vos coûts d'achat, vos marges ou vos paramètres.
ASODITECH propose 9 rôles, dont un rôle Confirmation qui travaille la file sans voir vos coûts. Les coûts et le bénéfice ne sont visibles qu'avec le droit finance.
Vous pouvez ajouter ou retirer un droit à une personne précise, et limiter une personne à certains emplacements ou canaux.
Les comptes se créent sur invitation, par e-mail, avec un rôle pour chacun. Le lien d'invitation expire après 7 jours.
Payer à la commande livrée
Beaucoup de vendeurs paient leurs agents à la commande. La question est : à quelle commande ? Une commande confirmée qui revient en retour ne vous rapporte rien.
Dans ASODITECH, la commission est un montant fixe en MAD par commande, acquis à la livraison, et retiré si la commande quitte « Livrée ». Les relevés sont mensuels, clôturés puis payés.
Payer à la livraison aligne l'intérêt de l'agent sur le vôtre : une confirmation sérieuse vaut mieux qu'une confirmation rapide.
Suivre la performance, sans surveiller chaque appel
ASODITECH montre la performance par agent, ainsi que le taux de confirmation, le nombre de tentatives et le délai médian de confirmation.
Utilisez ces chiffres pour former, pas seulement pour juger : un agent qui confirme peu peut avoir besoin d'un meilleur script, ou recevoir les commandes les plus difficiles.
Le journal d'audit garde la trace de qui a fait quoi, avant et après, avec l'adresse IP. Il ne se modifie pas.
Un script d'appel commun
Une équipe qui parle d'une seule voix confirme mieux. Écrivez un script court et partagez-le :
- Se présenter avec le nom de la boutique.
- Rappeler le produit commandé, la taille ou la couleur.
- Vérifier l'adresse et la ville.
- Annoncer le montant à payer à la livraison.
- Noter le résultat de l'appel tout de suite.
Former un nouvel agent
Les premiers jours décident souvent de la qualité d'un agent. Faites-le travailler à côté d'un agent expérimenté, écouter des appels, puis appeler sous ses yeux.
Relisez ensemble les résultats notés à la fin de la journée : un « Pas de réponse » noté trop vite, ou une commande confirmée sans vérifier l'adresse, se corrige mieux le premier jour que le premier mois.
Expliquez aussi quand ne pas insister. Un client qui hésite et qu'on force à confirmer, c'est souvent un colis qui revient.
En résumé
Une file partagée, un même vocabulaire pour chaque appel, un rôle adapté à chacun, des commissions sur les commandes livrées et un suivi régulier. La solution complète est présentée sur la page Équipes de confirmation, et les rôles sur Équipe et sécurité.